Votre page d’aide a changé, mais le chatbot continue de donner l’ancienne consigne. Les usages documentaires évoqués inspirent ce contrôle : suivre une information depuis sa source jusqu’à la réponse, au lieu de supposer que l’édition d’une page suffit.
1. Identifier toutes les copies de la consigne
Choisissez une modification précise, par exemple le nouveau chemin d’accès à un réglage. Relevez la page de référence, sa langue et sa date de validation. Recherchez ensuite l’ancienne formulation dans les documents réellement fournis à l’assistant : exports, fichiers importés, FAQ et éventuelles copies de pages.
Si votre système retrouve des extraits dans un index avant de répondre, cet index constitue une étape supplémentaire à contrôler. Une modification du site ne prouve pas que son contenu a été réimporté. Demandez au responsable de l’intégration où se trouvent les sources et comment leur mise à jour est déclenchée.
Préparez une fiche de suivi avec l’identifiant du document, l’ancienne version, la nouvelle version et le traitement prévu. Ne supprimez pas arbitrairement tout le corpus pour remplacer une seule consigne. Conservez l’historique dans un emplacement qui n’alimente pas les réponses courantes.
2. Vérifier le remplacement dans la recherche
Utilisez la procédure d’import de votre outil pour actualiser le document. Contrôlez son résultat, puis recherchez la consigne par plusieurs formulations. Lorsque l’outil expose les extraits retrouvés, vérifiez qu’ils viennent de la version approuvée et que l’ancienne copie n’est plus proposée.
Testez séparément les langues. Une page française corrigée ne signifie pas que sa version anglaise l’a été. Examinez aussi les documents voisins : un guide de démarrage peut répéter un ancien chemin même si la FAQ principale est à jour.
Voici les éléments à noter dans votre contrôle :
Document : aide-reglageVersion attendue : revision approuveeAncien passage retrouve : oui / nonNouveau passage retrouve : oui / nonLangue controlee : fr / enCes champs décrivent une vérification manuelle, pas une configuration à coller dans votre logiciel. Adaptez-les aux identifiants disponibles dans votre installation.
3. Tester une réponse réellement nouvelle
Ouvrez une nouvelle conversation et posez la question sans citer la nouvelle réponse. Demandez la source lorsque votre assistant sait l’afficher. Vérifiez la consigne, la langue et l’absence de détails provenant de l’ancienne version.
Si la recherche est correcte mais la réponse reste ancienne, examinez les autres sources possibles : instructions fixes, historique de conversation et cache de réponses. Suivez le mécanisme d’invalidation documenté de votre outil. Ne présentez pas une suppression globale du cache comme une étape universelle.
Archivez les questions testées et les résultats, puis ajoutez-les à votre contrôle régulier. La mise à jour est terminée lorsque la version approuvée est retrouvée et utilisée, et que l’ancienne consigne ne réapparaît plus dans vos scénarios de vérification.
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